Signature électronique

Signez vos documents en toute simplicité grâce à la signature électronique.

Gagnez du temps sur vos tâches administratives

optimisation signature

Optimisation de la signature des documents

À l’aide du logiciel vous n’aurez plus besoin d’impressions, vous pourrez miser sur la dématérialisation de vos documents.

gain de temps

Gain de temps

Ne perdez plus de temps en imposant la présence physique des signataires et réglez vos tâches administratives en quelques heures.

reduction cout

Réduction des coûts

En limitant les impressions vous n’aurez plus de mise sous pli à effectuer  : vous pourrez réduire les dépenses internes liées à l’administratif et également une réduction de votre empreinte écologique.  

tri et archivage

Tri et archivage facilité

Fini les papiers qui trainent et les photocopies à répétition. Une fois le document signé, le document s’enregistre tout seul dans le coffre-fort numérique. Tout est centralisé et donc plus facile à retrouver quand vous en avez besoin.

 

Un processus de signature complet et performant

Mise en place un circuit de validation

Suivez toutes les étapes du processus de signature, du commencement à sa signature finale et soyez notifié lorsque le processus est terminé.  

Garantie de l’authenticité des signataires

Transfert automatique du document signé dans le coffre-fort numérique, une fois cette étape terminée le document acquiert la valeur d’un document original et sera légitime.  

Sécurisé vos documents

La signature électronique permet facilement de « suivre » le document. Il est donc facile de repérer si une modification a été effectuée et à quelle date. Le document en question est protégé par la signature électronique et plus spécifiquement par l’horodatage qui y est lié.

Dispositions légales assurées

Nos logiciels sont soumis aux réglementations et obligations en vigueur, vous n’aurez plus à vous soucier de l’aspect légal de vos tâches administratives. 

Simplifiez la signature de vos documents

Signez facilement tous vos documents de façon digitale grâce à PeopleSpheres. Cette signature électronique vous évite ainsi les impressions et vous garantit néanmoins l’authenticité de l’émetteur et du destinataire. Tout est ainsi dématérialisé, et par conséquent simplifié.

Gardez la valeur d’une signature papier

La signature électronique est un procédé sécurisé qui permet l’envoi de tous types de documents : des contrats aux bulletins de paie en passant par les devis et les contrats de prestataires. Le signataire reçoit alors des codes signatures qui vont lui permettre de garantir son authenticité et la sécurité des documents. Tous vos documents sont ensuite stockés automatiquement dans votre coffre-fort numérique et/ou dans les profils des collaborateurs. La signature électronique que nous proposons respecte les contraintes imposées par la loi du 13 mars 2000 sur l’identification du signataire et l’utilisation sous le contrôle exclusif du signataire.

Pilotez facilement les workflows de signature électronique

Une fois le document signé par tous les signataires, celui-ci est automatiquement stocké dans le coffre-fort numérique et/ou le profil PeopleSpheres des parties prenantes. Le document devient ainsi un original, comme les exemplaires papiers signés par toutes les parties. PeopleSpheres se charge également de créer le dossier de preuves obligatoires nécessaire pour que le document dématérialisé ait la même valeur juridique qu’un original papier.

Fluidifiez les échanges

Le socle PeopleSpheres vous permet de créer des documents à signer et les envoyer à vos collaborateurs en un clic. Une fois signés numériquement, ces documents sont accessibles directement sur leur profil unifié, ou sur leur coffre fort électronique personnel gratuit, si vous avez souscrit au module coffre-fort numérique. Le socle permet également d’avoir un accès facile et rapide au logiciel de signature, qui stocke également les documents que vous avez fait signer en externe (devis, contrats prestataires, etc.).

Gagnez du temps

Ne perdez plus de temps à imprimer vos documents à faire signer et ne courez plus après vos collaborateurs pour qu’ils les signent : enregistrez simplement le document en PDF et créez vous-même les différentes étapes de signature électronique. Vos collaborateurs n’ont plus à se déplacer et ont simplement à apposer leur signature dématérialisée suivant le circuit de validation défini.

bec groupe temoignage - logiciel sirh
Emilie PELLET Chargée de Développement Commercial – 97 employés

« L’outil PeopleSpheres a vraiment facilité la prise de congés de nos collaborateurs et la vie du Service RH en général. Nous sommes une société d’ingénierie et cela permet à nos collaborateurs d’avoir un accès personnalisé à distance, depuis le site client, à leur compteur congé et de nous éviter de tenir à jour des tableaux fastidieux. Chaque collaborateur peut en temps réel consulter ses droits et prendre de l’autonomie dans la gestion de ses congés. Le service client est très réactif quand nous avons besoin de le solliciter. Les retours de nos collaborateurs a été un franc succès. Cela donne une image moderne de notre société qui propose un outil adapté et intuitif pour la gestion des absences»

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Qu’est-ce que le module signature électronique ?

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Le module signature électronique a pour objectif de faciliter, sécuriser et prouver son authenticité. Ce processus permet de garantir l’intégrité d’un document bien plus que la signature manuscrite. La valeur légale de ce certificat électronique est assurée et celui-ci a la même valeur qu’une signature manuelle. Ainsi, ce module vous permet de garantir l’authenticité, la sécurité et le gain de temps en quelques clics.

Quelles sont les fonctionnalités du module de Signature Électronique?

Signez tous types de documents en toute simplicité

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Le module Signature électronique permet de signer instantanément tous types de documents. Grâce à notre module de signature électronique, les particuliers et professionnels peuvent automatiser leurs flux de données. Vous pouvez signer n’importe quel document, n’importe où et à tout moment.

Mettez en place un circuit de validation

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Le module Signature électronique vous permet de créer facilement un circuit de validation. Vous pouvez suivre en temps réel le statut de votre processus et être alerté instantanément lors de sa finalisation. Le processus est ainsi réalisé du début à la fin par par voie électronique et de manière sécurisée.

Répondez aux dispositions légales et réglementaires

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Notre module dispose d’un cadre juridique et répond aux réglementations légales. Notre solution performante a une valeur probante pour toutes les transactions commerciales en France mais également dans le reste du monde.

Garantissez l’authenticité de l’émetteur et du destinataire

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Grâce à notre module vous pouvez simplement garantir l’authenticité de l’émetteur ainsi que son destinataire. Le module dispose de différents niveaux d’authentification où chaque personne doit fournir des preuves d’identité obligatoire. Ainsi, pour pouvoir accéder aux documents, certaines preuves d’identité sont demandées.

Lié au coffre-fort électronique, le document devient un original, au même titre que les exemplaires papiers signés par les parties.

Quels sont les avantages du logiciel de Signature Électronique?

Avantages et Bénéfices

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  • Simplifier la signature des documents

Grace au module signature électronique vous simplifiez automatiquement vos processus.

  • Conservez vos documents simplement :

Les documents signés sont conservés dans le système de stockage de votre module signature électronique. Ainsi, vous pouvez facilement retrouver vos documents.

  • Une réduction de l’empreinte écologique :

Moins d’impressions signifie moins de gaspillage de papier.

  • Restez en sécurité :

Ce module vous assure d’être en sécurité face à toute falsification ou usurpation éventuelle. Le module Signature électronique assure un niveau de sécurité renforcé et une protection unique de vos informations confidentielles en chiffrant et en rendant infalsifiable chaque document.

  • Pilotez facilement les workflows de signature électronique :

Vous pouvez facilement piloter vos workflows grâce à l’interface intuitive.

  • Gardez la valeur d’une signature papier :

La signature électronique conserve la même valeur qu’une signature manuelle sur support-papier.

  • Gagnez du temps :

La signature électronique vous permet de gagner un temps considérable. En effet, vous pouvez valider plus rapidement les contrats, les accords et les transactions.

  • Réduisez les coûts :

Finalement, en utilisant le module signature électronique, vous réduisez les déplacements et l’utilisation de papier. Vous contribuez à réduire grandement vos coûts.

  • Personnalisez-les fonctionnalités :

Votre outil de signature électronique vous permet de personnaliser les fonctionnalités en donnant accès à vos collaborateurs au module, etc. Votre module est 100% configurable.

Plus besoin de présence physique : les collaborateurs, managers et employés n’ont plus besoin de se déplacer pour signer les documents. Le module permet d’apposer la signature sous forme électronique et facilite ainsi le procédé de signature. Cela permet dans la plupart des cas d’accélérer les procédures RH et par conséquent de gagner un temps considérable.

Logiciel de Signature Électronique : en savoir plus

Tout savoir sur la signature électronique

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La signature électronique, contrairement à la signature manuscrite, évoque la signature d’un document numérique, électronique. Cela peut être un PDF par exemple. Le but de la signature électronique est le même qu’une signature classique : garantir l’intégrité du document et donc s’assurer que celui-ci n’a pas été modifié ou altéré après la signature. Second but de la signature électronique : identifier le signataire, c’est-à-dire celui qui a signé le document.

La signature électronique a, depuis la loi du 13 mars 2000, la même valeur juridique qu’une signature manuscrite et respecte donc les critères suivants :

– L’authenticité de l’identité du signataire.
– L’inaltérabilité : une fois le document signé, il ne peut pas être modifié.
– L’infalsifiabilité : la signature ne peut pas être falsifiée.
– L’irrévocabilité : le signataire ne peut pas nier la signature.

À chaque signature électronique d’un document, PeopleSpheres crée automatiquement un dossier de preuve. Le dossier de preuve est un dossier contenant toutes les preuves nécessaires démontrant la validité de la signature. Il peut être utilisé en cas de litige. PeopleSpheres vous génère automatiquement ce dossier de preuve et vous permet donc d’être en sécurité en ce qui concerne les signatures électroniques.

La signature électronique : comment la mettre en place ?

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La signature électronique est une fonctionnalité importante et facile à mettre en place dans une entreprise. Cette fonctionnalité s’inscrit souvent dans un processus de dématérialisation globale. Il est nécessaire de choisir un logiciel et un partenaire de confiance afin de garantir une sécurité maximale. Enfin, il faut accompagner tous les collaborateurs dans ce changement de procédure afin de simplifier leur expérience : les initier à la signature électronique et répondre à leurs questions afin que tout le monde puisse utiliser sereinement cette fonctionnalité indispensable de nos jours.