Signature électronique

Signez vos documents en toute simplicité grâce à la signature électronique.

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Simplifiez la signature de vos documents

Signez facilement tous vos documents de façon digitale grâce à PeopleSpheres. Cette signature électronique vous évite ainsi les impressions et vous garantit néanmoins l’authenticité de l’émetteur et du destinataire. Tout est ainsi dématérialisé, et par conséquent simplifié.

Restez en sécurité

La signature électronique est un procédé sécurisé qui permet l’envoi de tous types de documents : des contrats aux bulletins de paie. Le signataire reçoit alors des codes signatures qui vont lui permettre de garantir son authenticité et la sécurité des documents. Tous vos documents sont ensuite stockés automatiquement dans votre coffre-fort numérique. La signature électronique que nous proposons respecte les contraintes imposées par la loi du 13 mars 2000 sur l’identification du signataire et l’utilisation sous le contrôle exclusif du signataire.

Pilotez facilement les workflows de signature électronique

Une fois le document signé par tous les signataires, celui-ci est automatiquement stocké dans le coffre-fort numérique des parties prenantes. Le document devient ainsi un original, comme les exemplaires papiers signés par toutes les parties. PeopleSpheres se charge également de créer le dossier de preuves obligatoires nécessaire pour que le document dématérialisé ait la même valeur juridique qu’un original papier.

Gardez la valeur d’une signature papier

Une fois le document signé par tous les signataires, celui-ci est automatiquement stocké dans le coffre-fort numérique des parties prenantes. Le document devient ainsi un original, comme les exemplaires papiers signés par toutes les parties. PeopleSpheres se charge également de créer le dossier de preuves obligatoires nécessaire pour que le document dématérialisé ait la même valeur juridique qu’un original papier.

Gagnez du temps

Ne perdez plus de temps à imprimer vos documents à faire signer et ne courez plus après vos collaborateurs pour qu’ils les signent : Enregistrez simplement le document en PDF et créez vous-même les différentes étapes de signature électronique. Vos collaborateurs n’ont plus à se déplacer et ont simplement à apposer leur signature suivant le circuit de validation défini.

bec groupe temoignage - logiciel sirh
Emilie PELLET Chargée de Développement Commercial – 97 employés

« L’outil PeopleSpheres a vraiment facilité la prise de congés de nos collaborateurs et la vie du Service RH en général. Nous sommes une société d’ingénierie et cela permet à nos collaborateurs d’avoir un accès personnalisé à distance, depuis le site client, à leur compteur congé et de nous éviter de tenir à jour des tableaux fastidieux. Chaque collaborateur peut en temps réel consulter ses droits et prendre de l’autonomie dans la gestion de ses congés. Le service client est très réactif quand nous avons besoin de le solliciter. Les retours de nos collaborateurs a été un franc succès. Cela donne une image moderne de notre société qui propose un outil adapté et intuitif pour la gestion des absences»

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Qu’est-ce que la signature électronique ? +

La signature électronique, contrairement à la signature manuscrite, évoque la signature d’un document numérique, électronique. Cela peut être un PDF par exemple. Le but de la signature électronique est le même qu’une signature classique : garantir l’intégrité du document et donc s’assurer que celui-ci n’a pas été modifié ou altéré après la signature. Second but de la signature électronique : identifier le signataire, c’est-à-dire celui qui a signé le document.
La signature électronique a, depuis la loi du 13 mars 2000, la même valeur juridique qu’une signature manuscrite et respecte donc les critères suivants :
– L’authenticité de l’identité du signataire.
– L‘inaltérabilité : une fois le document signé, il ne peut pas être modifié.
– L‘infalsifiabilité : la signature ne peut pas être falsifiée.
– L’irrévocabilité : le signataire ne peut pas nier la signature.
A chaque signature électronique d’un document, PeopleSpheres crée automatiquement un dossier de preuve. Le dossier de preuve est un dossier contenant toutes les preuves nécessaires démontrant la validité de la signature. Il peut être utilisé en cas de litige. PeopleSpheres vous génère automatiquement ce dossier de preuve et vous permet donc d’être en sécurité en ce qui concerne la signature électronique.

Les avantages de la signature électronique
La signature électronique présente de nombreux avantages qui ne sont pas négligeables puisque cela va vous permettre de gagner du temps :
– Une sécurité renforcée : en effet, la signature électronique permet facilement de « suivre » le document. Il est donc facile de repérer si une modification a été effectuée et à quelle date. Le document en question est protégé par la signature électronique et plus spécifiquement par l’horodatage qui y est lié.
– Plus besoin de présence physique : Les collaborateurs, managers et employés n’ont plus besoin de se déplacer pour signer les documents. Cela permet dans la plupart des cas d’accélérer les procédures RH et par conséquent de gagner un temps considérable.
– Un tri et un archivage facilité : Fini les papiers qui trainent et les photocopies à répétition. Une fois le document signé, le document s’enregistre tout seul dans le coffre-fort numérique. Tout est centralisé et donc plus facile à retrouver quand vous en avez besoin.
– Baisse des coûts : La signature électronique permet la suppression des délais et des coûts liés à la mise sous pli.
– Une réduction de l’empreinte écologique : Moins d’impressions signifie moins de gaspillage de papier.

La signature électronique : comment la mettre en place ?
La signature électronique est une fonctionnalité importante et facile à mettre en place dans une entreprise. Cette fonctionnalité s’inscrit souvent dans un processus de dématérialisation globale. Il est nécessaire de choisir un logiciel et un partenaire de confiance afin de garantir une sécurité maximale. Enfin, il faut accompagner tous les collaborateurs dans ce changement de procédure afin de simplifier leur expérience : les initier à la signature électronique et répondre à leurs questions afin que tout le monde puisse utiliser sereinement cette fonctionnalité indispensable de nos jours.

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