Logiciel Planning

Le logiciel de planification des employés est un outil numérique conçu pour automatiser le processus de création et de maintenance d’un emploi du temps. Il élimine le besoin de planification manuelle et aide les entreprises à gérer efficacement leurs besoins en personnel. Ce logiciel peut équilibrer la charge de travail, gérer les demandes de congé et garantir une couverture adéquate des quarts de travail.

De plus, le logiciel de planification des employés peut fournir des informations sur les coûts de main-d’œuvre, stimuler le moral des employés en fournissant un emploi du temps prévisible et équitable, et aider à respecter les lois du travail. Le bon logiciel de planification des employés peut être un atout majeur dans la gestion de la main-d’œuvre, en économisant du temps, en réduisant les erreurs humaines et en améliorant l’efficacité opérationnelle.

Amélioration de la productivité des employés

Le logiciel de planification des employés améliore la productivité en automatisant le processus de planification, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur leurs responsabilités principales. Le logiciel peut identifier les périodes de pointe d’activité et aligner la main-d’œuvre en conséquence, garantissant que les employés sont déployés là où et quand ils sont le plus nécessaires. Cela conduit à une utilisation optimisée des ressources et à une productivité globale accrue.

Amélioration de la satisfaction des employés

La transparence et l’équité d’un système de planification automatisé peuvent améliorer considérablement la satisfaction des employés. Le logiciel de planification des employés permet aux employés d’échanger des quarts de travail, de demander des congés et de consulter leur emploi du temps de n’importe où. Cette flexibilité et ce contrôle sur leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée contribuent à une plus grande satisfaction au travail, ce qui peut à son tour entraîner des taux de rotation plus faibles.

Réduction des coûts de main-d’œuvre

Les coûts de main-d’œuvre peuvent être considérablement réduits grâce à l’utilisation d’un logiciel de planification des employés. Le système permet aux gestionnaires de prévoir les besoins en main-d’œuvre en fonction des tendances historiques, réduisant ainsi le risque de sur-effectif ou de sous-effectif. Cette prévision précise peut entraîner des économies substantielles. De plus, en minimisant les conflits d’horaires et en garantissant le respect des lois du travail, les entreprises peuvent éviter des complications juridiques coûteuses.

Le coût des logiciels de planification des employés peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs. En général, la plupart des fournisseurs suivent un modèle de tarification basé sur un abonnement, facturant mensuellement ou annuellement par utilisateur. Cela peut varier de 1 à 10 dollars par utilisateur par mois pour les versions de base, à 20 à 200 dollars pour des solutions d’entreprise plus riches en fonctionnalités.

Il est important de noter que le coût total sera influencé par plusieurs facteurs, notamment :

• Nombre d’employés : La plupart des fournisseurs facturent en fonction du nombre d’employés. Les grandes organisations avec un grand nombre d’employés paieront généralement plus cher que les petites entreprises.
• Fonctionnalités : Le prix peut varier considérablement en fonction des fonctionnalités incluses. Un logiciel de base qui ne gère que la planification sera moins cher que des solutions complètes qui incluent des fonctionnalités telles que le suivi du temps, les analyses ou l’intégration avec d’autres systèmes de RH.
• Personnalisations : Toute personnalisation pour adapter le logiciel aux besoins spécifiques de l’entreprise peut augmenter le coût total.

Gardez à l’esprit que même si le coût est important, il ne devrait pas être le seul facteur dans votre processus de prise de décision. Considérez les capacités du logiciel, sa scalabilité, sa convivialité et sa conformité avec les besoins de votre entreprise lors de votre choix. Un logiciel plus cher pourrait être plus rentable à long terme s’il entraîne des améliorations significatives de l’efficacité et des économies de coûts de main-d’œuvre.

Évaluation des besoins de votre organisation

Avant de choisir un logiciel de planification des employés, il est crucial d’évaluer les besoins de votre organisation. Identifiez les défis auxquels vous êtes actuellement confrontés avec votre processus de planification :

Est-il chronophage ? Sujet aux erreurs ? Manque de transparence ? Une fois que vous avez une compréhension claire de vos points douloureux, recherchez des solutions qui abordent ces problèmes spécifiques.

De plus, tenez compte de la taille de votre main-d’œuvre, des exigences spécifiques à votre secteur d’activité et des plans de croissance futurs. Un logiciel adapté à une petite entreprise ne fonctionnera pas nécessairement pour une grande corporation.

Intégration avec d’autres outils RH

Le meilleur logiciel de planification des employés devrait s’intégrer parfaitement avec vos outils RH existants. Il peut s’agir de systèmes de gestion du temps et des activités , de logiciels de paie, et plus encore. L’intégration permet un flux de données fluide entre les systèmes, éliminant le besoin de saisie manuelle des données et réduisant les risques d’erreur. De plus, cela garantit que tous les systèmes sont mis à jour en temps réel, fournissant des données précises et cohérentes sur toutes les plateformes.

Facilité de mise en œuvre

Un facteur souvent négligé lors du choix d’un logiciel de planification des employés est la facilité de mise en œuvre. Recherchez une solution conviviale et accompagnée de ressources de formation et de support complets.

PeopleSpheres simplifie le processus de mise en œuvre en fournissant des ressources de formation complètes et une équipe de support dédiée, prête à vous assister à chaque étape du processus de mise en œuvre. De plus, PeopleSpheres est conçu en tenant compte de l’interopérabilité, s’intégrant parfaitement aux systèmes RH existants. Cela garantit un écosystème unifié où les données circulent de manière transparente, améliorant la précision et la cohérence entre les plateformes.

PeopleSpheres répond au besoin de fonctionnalités essentielles et personnalisées en proposant une gamme de solutions flexibles de logiciels de planification des employés. Nos partenaires couvrent non seulement les besoins de planification de base, mais offrent également des fonctionnalités avancées telles que la planification des quarts de travail basée sur l’IA, la surveillance en temps réel de l’emploi du temps et des rapports et analyses complets.

Notre logiciel prend en charge la technologie IA de pointe pour une planification efficace et efficace. Notre équipe d’experts peut travailler avec votre entreprise pour personnaliser et adapter votre pile technologique RH selon les besoins spécifiques de votre entreprise. De plus, PeopleSpheres offre un support centralisé pour tout problème pouvant survenir sur l’ensemble de vos outils connectés, garantissant une mise en œuvre et une expérience utilisateur fluides.

Avec la flexibilisation du travail et notamment la banalisation du télétravail, de plus en plus d’entreprises sont amenées à utiliser des outils de planification. Un logiciel de planning est un outil permettant de gérer et de visualiser les emplois du temps de chaque collaborateur. Il donne de nombreuses informations quant aux horaires de travail, à la disponibilité des employés, et au temps passé en entreprise.

C’est un outil de gestion collaboratif et ses informations peuvent ainsi être consultées et modifiées par le salarié lui-même, par le manager ou encore par le responsable au service des ressources humaines. Les logiciels de gestion de planning sont au cœur de la gestion du temps d’une entreprise. Ils peuvent se connecter au sein d’un SIRH et fonctionner en adéquation avec les logiciels de paie, les systèmes de pointage et badgeage ou encore les outils de gestion des congés et absences. En outre, c’est un “agenda partagé” qui se veut etre ergonomique et intuitif et personnalisable pour une planification efficace.

Générez automatiquement des plannings grâce à la mise en place de profils horaires et de règles d’attribution. Sélectionnez ensuite les profils à attribuer à chaque employé ou à chaque équipe.

Gagnez du temps en créant des modèles de profils horaires. Vous pouvez mettre en place des profils et des règles selon le temps de travail (35 heures, 39 heures, temps partiel), les horaires (horaires de bureau, horaires spéciaux, travail posté ou travail d’équipe), ou les jours travaillés (jours de la semaine, weekend, jours fériés).
Attribuez directement ces profils à certains collaborateurs ou à certaines équipes et gérer leur planning de manière optimisée.

Mettez en place des indicateurs permettant de connaître les besoins en temps, en effectifs et en compétence pour l’atteinte d’un objectif et optimisez ainsi la gestion de projet.

Grâce au logiciel de planning de PeopleSpheres en mode SaaS, il est possible d’indiquer les besoins en temps pour l’atteinte d’un objectif. Cela permet ensuite d’attribuer ce temps de travail à l’emploi du temps des équipes qui auront à charge la réalisation de l’objectif.

Cette fonctionnalité est utile car les plannings ne sont plus simplement faits de manière à remplir les temps de travail des collaborateurs, ils sont créés dans un but précis, c’est-à-dire l’atteinte d’objectifs précis.

Paramétrable et personnalisable,  le logiciel de planning est adaptable aux spécificités de chaque pays (législation, fuseau horaire…) pour une gestion du temps homogénéisée.

Le logiciel de gestion des plannings est facilement exportable à l’étranger. En effet, il s’adapte aux spécificités liées aux pays dans lesquels les collaborateurs se trouvent. Les emplois du temps créés s’adaptent aux contraintes telles que les fuseaux horaires et changements d’heures relatifs à chaque pays. La réglementation spécifique à chaque pays est un autre critère pris en compte par le logiciel de plannings. Un tel outil de planification des ressources permet aux entreprises, ayant une présence internationale, de faire preuve de plus grande agilité dans sa gestion du personnel.

Créez des règles de roulement personnalisées pour automatiser la création des plannings de vos équipes.

Grâce à la fonctionnalité de planification des roulements, créez des emplois du temps personnalisés pour vos équipes. Le logiciel de plannings PeopleSpheres s’adapte aux règles que vous aurez créées. Il prend par exemple en compte le travail posté, en 2×8, 3×8, 4×8 ou 5×8. Vous pouvez aussi définir des règles de roulement pour les weekends ou les jours fériés. Enfin, les règles de roulement dans les plannings peuvent se faire en fonction des équipes ou en fonction des spécificités de contrat de travail de chacun (CDI, CDD, à temps plein ou à temps partiel). Le planning hebdomadaire et prévisionnel de chaque collaborateur est ainsi pris en compte par notre logiciel de gestion des planning et vous êtes assurés d’une gestion intelligente et individualisée.

Connectez le logiciel de planning PeopleSpheres à tous vos outils de gestion et élaborez votre SIRH.

En liant notre module de gestion des plannings à votre système de pointage, la visualisation des temps, activités et retards, la gestion du planning de vos collaborateurs est facilitée. Il est ainsi possible de gérer les plannings en temps réel.

En connectant votre module de gestion des congés et absences avec le logiciel PeopleSpheres de gestion des plannings, créez les calendriers de chaque salarié en prenant précisément en compte ses jours de présence en entreprise.

L’association d’un logiciel de paie avec celui de gestion des plannings permet un gain de temps considérable et permet une véritable planification. Grâce à cette liaison, le traitement de la paie en termes de temps de travail est automatisable.

• Système de pointage (mobile ou pc) (visualisation du statut en temps réel)
• Logiciel de paie (Extraction des données liées à la présence dans le logiciel de paie)
• Congés et Absences

Affichez les calendriers de présence de vos collaborateurs et suivez les heures travaillées pour une gestion simplifiée des emplois du temps.

Visualisez les jours de présence de vos collaborateurs en entreprise, leurs jours de congé ou encore leurs jours de télétravail. Le calendrier est visible de manière mensuelle, hebdomadaire ou journalière. Le statut de chaque salarié est consultable en temps réel, qu’il soit disponible, occupé, ou encore absent.
En connectant ce module au logiciel de badgeuse, il est aussi possible d’accéder aux retards et heures supplémentaires de vos équipes.

Soyez alerté en cas de congés, absences ou retard de vos employés et adaptez les emplois du temps rapidement.

Ne soyez plus pris au dépourvu. Le logiciel de gestion des emplois du temps proposé par PeopleSpheres permet la création d’alertes modulables. Soyez notifiés en cas de congés, retard ou absence de vos collaborateurs. La visualisation simple des temps de travail effectifs permet d’ajuster au mieux et en temps réel le planning de chacun.

Le module planning vous permet d’améliorer votre efficacité opérationnelle en optimisant l’utilisation de votre main-d’œuvre. De plus, elle permet de simplifier les tâches de gestion et celles associées aux RH grâce aux options libre-service. Pour finir, automatisez le suivi des heures travaillées et les approbations.

• Modification des temps de présence
• Accès aux plannings des collaborateurs
• Facilite la prise de congés
• Favorise la communication interne
• Calendrier visible de différente manière (mensuelle, hebdomadaire ou journalière)

Le logiciel de Planning apporte une autonomie complète à vos collaborateurs, ils pourront effectuer seuls leur demandes et visualiser les plannings de leurs collègues afin d’éviter les doublons. Les notifications lorsque le traitement des demandes internes est effectué favorise la communication.

• Visualisez les emplois du temps de chaque employé
• Informations sur la disponibilité des employés et le temps passé sur un projet
• Déterminez les besoins en temps et effectif
• Créez des emplois du temps personnalisés pour vos équipes
• Traitez rapidement les demandes de vos collaborateurs
• Optimisez l’organisation des activités et ressources

Le manager bénéficiera d’une meilleure visibilité sur le fonctionnement de ses équipes, il pourra également procéder à des changements en cas de besoin en quelques clics et assurer un suivi des demandes et disponibilités de ses collaborateurs. Il pourra ainsi avoir une vision globale sur le planning de son équipe, planifier les activités/projets, et visualiser facilement l’avancement des tâches.

• Gérez les emplois du temps de chaque salarié en ligne
• Gagnez du temps dans la création des modèles de profils horaires
• Visualisez les profils et règles selon le temps de travail, horaires, jours travaillés
• Gestion du temps homogénéisée
• Évitez les erreurs de temps de présence
• Planifiez efficacement le roulement
• Tenez vous au courant des dernières informations ou demandes grâce aux alertes
• Améliorez l’efficacité opérationnelle en optimisant la main d’œuvre

Les administrateurs pourront optimiser le temps de présence de leur collaborateur et assurer une gestion plus simplifiée, notamment avec la possibilité de roulement, d’alertes et une possibilité de gestion en ligne.

La gestion des plannings dans une entreprise est une des tâches les plus importantes. Une gestion des plannings efficace va vous permettre d’optimiser l‘organisation de vos activités et de vos ressources. Une bonne organisation va augmenter votre productivité mais aussi la motivation de vos collaborateurs : plus vos collaborateurs vont être productifs et efficaces, plus ils seront fiers d’eux et engagés. Une mauvaise organisation peut entrainer des coûts supplémentaires, c’est pourquoi il est important de savoir anticiper.

L’anticipation est le point clé de la gestion des plannings. Il faut pouvoir anticiper les pics d’activité au sein de l’entreprise pour prévoir les effectifs et les ressources nécessaires. Il faut également pouvoir anticiper l’absence d’un collaborateur et prévoir des solutions de rechange.

La gestion des plannings relève également de la gestion des effectifs, des compétences et des ressources. Il est important de faire le point sur les compétences et ressources que l’entreprise possède afin d’attribuer au mieux les différentes missions et tâches.

Gérer les plannings va de pair avec la gestion des ressources humaines et la gestion du temps. Une bonne gestion des plannings est donc nécessaire et peut passer par un bon logiciel de planification. Le planning va permettre à toute l’entreprise d’organiser son temps, mais aussi ses tâches et ses ressources. Vos managers peuvent ainsi organiser facilement leurs équipes en gérant plusieurs agendas à la fois grâce à PeopleSpheres. Une mission attribuée à la mauvaise personne peut faire perdre du temps, il est donc important de bien gérer les compétences de tous vos collaborateurs. Notre module Compétences peut vous aider à faire le point sur les compétences présentes dans votre entreprise et les utiliser à bon escient.

Une bonne gestion des plannings fera gagner du temps à vos collaborateurs et à vos managers. En effet, le planning du personnel est aussi un bon outil de communication interne : il suffit à un collaborateur de regarder le planning pour savoir quelles sont les missions qui lui sont attribuées.

La gestion des plannings est entourée de nombreuses réglementations et notamment de réglementations concernant le temps de travail : durée du temps de travail, temps de repos légal, délais de prévenance du planning pour les salariés. PeopleSpheres vous aide à suivre ces réglementations facilement.