Logiciel de Notes de frais

Améliorez votre gestion des notes de frais et des dépenses en connectant directement votre comptabilité à votre banque.

Notes de frais

Traitez les notes de frais efficacement

Soyez informé en temps réel dès qu’un de vos collaborateurs effectue une demande de remboursement sur le logiciel de notes de frais, grâce à l’envoi de notification automatisé par mail.

Grâce au logiciel de gestion comptable PeopleSpheres, il est possible de gérer tous les types de frais :

  • Frais de repas
  • Voyages d’affaires
  • Indemnités kilométriques
  • Frais de déplacements professionnels

Mettez en place une politique de frais et de remboursement et suivez les dépenses de vos collaborateurs. Attribuez-leur des montants plafonds à ne pas dépasser en fonction du type de frais. Analysez vos dépenses grâce à des reportings détaillés et exportez vos données facilement vers le module de comptabilité.

Et pour vos collaborateurs ?

Tout comme la dématérialisation des bulletins de paie, la numérisation des notes de frais permet de limiter l’utilisation de papier. Vos collaborateurs n’ont plus qu’à scanner les reçus ou les prendre en photo avec leur smartphone connecté au logiciel de gestion des notes de frais. Il suffit ensuite d’enregistrer les demandes de remboursement et notes de frais par type (transport, repas …). Ils peuvent y ajouter un commentaire ou une pièce jointe directement via l’application mobile. La demande de note de frais est envoyée automatiquement au manager par mail, puis le collaborateur reçoit une notification de validation ou de refus. Besoin de savoir où en est la demande de remboursement ? À tout moment, le collaborateur peut consulter son historique des dépenses. Le logiciel de notes de frais s’intègre et communique parfaitement avec la solution SIRH PeopleSpheres.

Et pour vos managers ?

Vos managers peuvent, directement depuis l’application mobile, accepter ou non les demandes de remboursement des collaborateurs et les notifier de leur choix. Ils peuvent également analyser l’historique des demandes de notes de frais par employé, par axe d’analyse (projet, client…) ou encore par période grâce à des reportings détaillés afin de mieux gérer leur budget. Enfin, ils peuvent attribuer la validation des demandes de remboursement à quelqu’un d’autre en cas d’absence.

Et pour les RH ?

Le traitement de vos notes de frais sera plus rapide puisque ce sont vos collaborateurs eux-mêmes qui gèrent les dépenses via l’application mobile. Vous n’avez qu’à définir les modalités de remboursement par nature ; frais plafonnés, frais réels… Et les rembourser d’un seul clic grâce à notre module qui permet de connecter les cartes bancaires d’entreprise afin de traiter rapidement et efficacement la gestion des notes de frais. Regroupez les dépenses de vos collaborateurs par mission et par mois afin de faciliter la gestion des notes de frais par projet.

Optimiser votre gestion RH

Gagnez du temps en optimisant votre gestion des notes de frais. Évitez les erreurs et les abus grâce à des dashboards et des synthèses récapitulatives détaillées pour un meilleur suivi des dépenses.

Les avantages

logiciel sirh peoplespheres collaborateurs

Pour les collaborateurs

  • Demande de remboursement des notes de frais sur ordinateur ou mobile
  • Suivi de l'historique et des workflows de validation des notes de frais
  • Calcul des frais à rembourser automatique
  • Alerte en cas de refus ou validation des demandes de notes de frais
logiciel sirh peoplespheres admin

Pour l'administrateur

  • Définition des conditions de remboursement par type
  • Mise en place d'alertes de dépassement de plafond
  • Calcul de la TVA récupérable automatique
  • Possibilité d'octroyer des avances sur frais
logiciel sirh peoplespheres manager

Pour le manager

  • Validation ou refus en un clic des demandes de remboursement
  • Suivi de l'historique des demandes, tableaux de bord et synthèses
  • Compte rendu des notes de frais par période, catégorie ou axes analytiques
  • Possibilité de déléguer la validation des notes de frais en cas d'absence
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Laurence KIRSH DRH - 401 employés

« PeopleSpheres fait gagner un temps considérable à nos équipes RH, facilite les échanges avec les managers grâce aux workflows et assure une plus grande fiabilité des données. »

Vous souhaitez mettre en place le module Notes de frais ?

Nos experts sont disponibles pour vous guider dans votre démarche.

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