Logiciel de Notes de frais

Améliorez votre gestion des notes de frais et des dépenses en connectant directement votre comptabilité à votre banque.

Notes de frais

Une gestion des remboursements simplifiée

Import / export de justificatifs

Import des justificatifs directement dans le logiciel. Chaque note de frais peut ensuite être téléchargé à tout moment.

Traitement et remplissage simplifié

Les notes de frais sont remplies simplement par l’employé grâce aux champs préremplis (nature de la dépense, montant, taux de T.V.A., …)

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Demande de remboursement facilitée

Envoi des notes de frais au service en charge du remboursement par le collaborateur.

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Acceptation / Refus en un clic

Traitement simplifié de la demande de remboursement de vos collaborateurs. Après acceptation ou refus, le salarié en est notifié.

Un logiciel de note de frais complet et intuitif

Pour une prise en main rapide par tous vos collaborateurs

logiciel sirh - gain de temps

Gain de temps

Faites gagner du temps à tous vos collaborateurs, en fluidifiant le parcours de remboursement.

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Restez informé

Mettez en place un système d’alertes et de notifications pour suivre l’avancement des demandes de remboursement.

Une communication optimisée

Facilitez la communication entre collaborateurs et responsables RH en créant une politique de gestion des notes de frais claire.

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Soyez en règle

Grâce à un logiciel en accord avec la législation en vigueur en matière de dématérialisation des notes de frais.

Traitez les notes de frais efficacement

Soyez informé en temps réel dès qu’un de vos collaborateurs effectue une demande de remboursement sur le logiciel de notes de frais, grâce à l’envoi de notification automatisé par mail.

Grâce au logiciel de gestion comptable PeopleSpheres, il est possible de gérer tous les types de frais :

  • Frais de repas
  • Voyages d’affaires
  • Indemnités kilométriques
  • Frais de déplacements professionnels

Mettez en place une politique de frais et de remboursement et suivez les dépenses de vos collaborateurs. Attribuez-leur des montants plafonds à ne pas dépasser en fonction du type de frais. Analysez vos dépenses grâce à des reportings détaillés et exportez vos données facilement vers le module de comptabilité.

Et pour vos collaborateurs ?

Tout comme la dématérialisation des bulletins de paie, la numérisation des notes de frais permet de limiter l’utilisation de papier. Vos collaborateurs n’ont plus qu’à scanner les reçus ou les prendre en photo avec leur smartphone connecté au logiciel de gestion des notes de frais. Il suffit ensuite d’enregistrer les demandes de remboursement et notes de frais par type (transport, repas …). Ils peuvent y ajouter un commentaire ou une pièce jointe directement via l’application mobile. La demande de note de frais est envoyée automatiquement au manager par mail, puis le collaborateur reçoit une notification de validation ou de refus. Besoin de savoir où en est la demande de remboursement ? À tout moment, le collaborateur peut consulter son historique des dépenses. Le logiciel de notes de frais s’intègre et communique parfaitement avec la solution SIRH PeopleSpheres.

Et pour vos managers ?

Vos managers peuvent, directement depuis l’application mobile, accepter ou non les demandes de remboursement des collaborateurs et les notifier de leur choix. Ils peuvent également analyser l’historique des demandes de notes de frais par employé, par axe d’analyse (projet, client…) ou encore par période grâce à des reportings détaillés afin de mieux gérer leur budget. Enfin, ils peuvent attribuer la validation des demandes de remboursement à quelqu’un d’autre en cas d’absence.

Et pour les RH ?

Le traitement de vos notes de frais sera plus rapide puisque ce sont vos collaborateurs eux-mêmes qui gèrent les dépenses via l’application mobile. Vous n’avez qu’à définir les modalités de remboursement par nature ; frais plafonnés, frais réels… Et les rembourser d’un seul clic grâce à notre module qui permet de connecter les cartes bancaires d’entreprise afin de traiter rapidement et efficacement la gestion des notes de frais. Regroupez les dépenses de vos collaborateurs par mission et par mois afin de faciliter la gestion des notes de frais par projet.

Optimiser votre gestion RH

Gagnez du temps en optimisant votre gestion des notes de frais. Évitez les erreurs et les abus grâce à des dashboards et des synthèses récapitulatives détaillées pour un meilleur suivi des dépenses.

Les avantages

logiciel sirh peoplespheres collaborateurs

Pour les collaborateurs

  • Demande de remboursement des notes de frais sur ordinateur ou mobile
  • Suivi de l'historique et des workflows de validation des notes de frais
  • Calcul des frais à rembourser automatique
  • Alerte en cas de refus ou validation des demandes de notes de frais
logiciel sirh peoplespheres admin

Pour l'administrateur

  • Définition des conditions de remboursement par type
  • Mise en place d'alertes de dépassement de plafond
  • Calcul de la TVA récupérable automatique
  • Possibilité d'octroyer des avances sur frais
logiciel sirh peoplespheres manager

Pour le manager

  • Validation ou refus en un clic des demandes de remboursement
  • Suivi de l'historique des demandes, tableaux de bord et synthèses
  • Compte rendu des notes de frais par période, catégorie ou axes analytiques
  • Possibilité de déléguer la validation des notes de frais en cas d'absence
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Laurence KIRSH DRH - 401 employés

« PeopleSpheres fait gagner un temps considérable à nos équipes RH, facilite les échanges avec les managers grâce aux workflows et assure une plus grande fiabilité des données. »

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Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?

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Par définition, un logiciel de gestion des notes de frais est un outil qui permet aux responsables RH ou gestionnaire des ressources humaines de gérer le remboursement des frais des collaborateurs d’une entreprise. Pour les employés, les logiciels de notes de frais permettent de faciliter leurs demandes de remboursement. Pour les décisionnaires, ce sont le traitement des notes de frais et le transfert d’argent qui sont simplifiés.

Seuls ou connectés au sein d’un SIRH, les fonctionnalités ainsi que les bénéfices apportés par ces outils sont nombreux.

Logiciel de gestion des notes de frais : quelles sont les les fonctionnalités ?

Alertes et notifications

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Grâce au système de notification intégré dans le logiciel de notes de frais de PeopleSpheres, il est possible de créer des alertes personnalisées pour informer vos collaborateurs. Les notifications peuvent être envoyées par mail sur ordinateur, sur mobile ou tablette directement via l’application. Que ce soit en cas de dépassement de plafond, de mauvaise saisie d’une note de frais, d’une acceptation ou d’un refus d’une note de frais, chaque salarié peut en être notifié.

De la même façon, les personnes en charge du traitement des notes de frais peuvent être averties d’une demande de remboursement de la part d’un collaborateur.

Import et export des notes de frais

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Importez simplement vos frais professionnels directement dans le logiciel de note de frais. Grâce à la fonction numérisation, scannez directement depuis votre smartphone vos tickets de caisses, frais kilométriques, de repas, de déplacement, de voyage d’affaires ou encore vos pièces justificatives en cas d’avance sur vos dépenses professionnelles. Il est aussi possible de glisser directement les notes de frais sur le logiciel de gestion des notes de frais depuis votre ordinateur.

Après enregistrement, les notes de frais traitées sont toutes stockées dans l’espace personnel du salarié. Les collaborateurs ainsi que l’administrateur y ont donc accès. Il est donc possible de visualiser, mais aussi d’exporter les notes de frais traitées dans le passé à tout moment.

Une application mobile dédiée

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La solution de gestion des dépenses professionnelles proposée par PeopleSpheres est accessible sur ordinateur, smartphone ou tablette via l’application mobile. Grâce à l’application, il est possible de dématérialiser simplement vos justificatifs. Il est aussi possible d’effectuer une demande de remboursement en quelques clics. Grâce à la réception de notifications en cas d’acceptation ou de refus de remboursement, à la création d’alertes personnalisées et de workflow, la gestion des dépenses et des remboursements est facilitée.

Pour fluidifier les échanges entre collaborateurs et manageurs, un espace est réservé à l’ajout de commentaires, pour tout renseignement complémentaire à apporter à une demande de remboursement.

Historique et synthèse des remboursements

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Notre logiciel de notes de frais permet à chaque collaborateur, mais aussi aux administrateurs, d’accéder à l’historiques de leur note de frais traitées. Les remboursements passés, en cours, acceptés ou refusés de chaque employé sont ainsi visibles à travers leur espace personnel. Les décisionnaires, gestionnaires des ressources humaines ou managers peuvent quant à eux visualiser la synthèse des remboursements de leurs collaborateurs.

Connectivité du logiciel de note de frais

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PeopleSpheres est la seule solution connectable avec tous les logiciels de gestion des ressources humaines présents sur le marché. Il est donc possible de connecter notre outil de gestion des frais et d’ainsi créer un SIRH modulable pour votre entreprise.

Une des autres fonctionnalités du module de gestion des remboursements est d’être connectable directement au compte bancaire du collaborateur, pour un remboursement rapide et direct. Cette opération est aussi possible dans l’autre sens, en liant le compte bancaire de l’entreprise au module de notes de frais. En termes de connectivité, il est enfin possible de lier le logiciel de notes de frais à votre logiciel de comptabilité. Grâce au paramétrage de la liaison, les données relatives au remboursement sont ainsi implémentées directement dans vos documents comptables.

Acceptation ou refus du remboursement

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L’une des fonctionnalités les plus importantes du logiciel de note de frais est de pouvoir effectuer une validation ou un refus de remboursement à la suite de la demande d’un collaborateur. Les demandes peuvent être relatives à des dépenses telles que des frais kilométriques, des dépenses liées à un voyage d’affaire, une avance sur frais imprévisible ou encore des frais de repas d’affaire. Les règles de calcul de la TVA peuvent varier d’un type de note de frais à l’autre. De plus, le remboursement est différent d’une société à l’autre. Pour toutes ces raisons, il est important de pouvoir avoir accès à un logiciel de note de frais qui permette de traiter rapidement et de façon intuitive les dépenses de ses collaborateurs.

En cas de doute de la part du collaborateur lors de sa demande ou de non-acceptation du remboursement, il est possible pour le salarié mais aussi le décisionnaire, d’ajouter des notes explicatives épinglées à certaines notes de frais. Cette saisie des notes explicatives est un atout dans la compréhension entre demandeurs et décisionnaires.

Création de règles personnalisées

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En matière de politique de gestion des remboursements, les règles peuvent différer fortement d’une entreprise à l’autre. C’est la raison pour laquelle un logiciel de gestion des notes de frais doit être capable de s’adapter aux règles de remboursement prédéfinies par l’entreprise.

Parmi ces règles, il est par exemple possible de fixer des montants à ne pas dépasser pour tel type de note de frais. Pour optimiser l’organisation et l’archivage des dépenses remboursées, il est aussi important de pouvoir classifier chaque justificatif et chaque note de frais par type (frais de déplacement, indemnités kilométriques, …). Les demandes spécifiques, telles que les avances sur frais prévisionnelles doivent aussi pouvoir être gérées. Toutes ces fonctionnalités sont gérables et paramétrables avec le logiciel de note de frais PeopleSpheres.

Délégation du rôle d'administrateur

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La gestion des rôles est souvent bien définie dans une entreprise. Les demandes de remboursement des notes de frais sont généralement traitées par les mêmes personnes en interne. Pour ce qui est de la gestion des frais comme pour d’autres problématiques (ressources humaines, administration, comptabilité, …) il est toutefois important d’être flexible. En cas d’absence des gestionnaires, le logiciel de gestion des notes de frais PeopleSpheres permet de déléguer le rôle d’administrateur à d’autres collaborateurs.

Quels sont les avantages d'un outil de gestion des frais professionnels ?

Les bénéfices d'une gestion dématérialisée des notes de frais

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  • Gagnez du temps
  • Facilitez la communication entre collaborateurs et décideurs
  • Simplifiez le traitement des notes de frais (grâce à automatisation alertes et notification par exemple) (tri, archivage)
  • Remboursez vos collaborateurs en un clic
  • Respectez la législation (URSSAF, rappel de la législation, notes de frais numérisées légales)
  • Informez / soyez informé en temps réel (alertes / notifications)
  • Diminuez votre impact environnemental
  • Importez vos notes de frais grâce à la version mobile
  • Exportez vos notes de frais grâce à la version mobile
  • Interactivité entre PC / mobile / tablette
  • Évitez de perdre les justificatifs de vos collaborateurs

L’organisation de la gestion des notes de frais en entreprise

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La note de frais est un document ou facture permettant à vos collaborateurs de se faire rembourser leurs frais professionnels. Ces frais professionnels peuvent être de différentes natures : transport, diner, hébergement… Le collaborateur souhaitant se faire rembourser doit cependant prouver que ces frais sont bien professionnels, que le montant respecte les plafonds définis par l’entreprise, et obtenir la justification d’un tel montant.
Il existe beaucoup d’autres réglementations concernant les notes de frais : par exemple, une nuit à l’hôtel ne peut pas être remboursée si celle-ci a eu lieu à moins de 50 kilomètres du domicile du collaborateurs. Beaucoup d’autres règles existent et il peut être compliqué de les connaitre et les appliquer. PeopleSpheres vous permet d’être toujours en accord avec les différentes réglementations existantes.

Gagnez du temps dans la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais peut prendre beaucoup de temps : ressaisir les données, photocopier les différentes factures, les classer, prendre la décision de remboursement, choisir le remboursement … Selon une étude d’Opinion Way de 2017, la gestion d’une seule note de frais nécessite 27 minutes.
PeopleSpheres vous aide à économiser ce temps en automatisant la gestion des notes de frais. Avec PeopleSpheres, vos collaborateurs n’ont plus qu’à prendre en photos les différentes factures qu’ils souhaitent se faire rembourser. Il ne vous reste plus qu’à accepter ou refuser cette note de frais. Choisissez le mode de remboursement afin que vos collaborateurs soient remboursés dès que vous avez accepté leurs demandes.
Lors de la gestion des notes de frais, il est possible de rencontrer différents problèmes :

  • Des notes de frais ou justificatifs perdus
  • Des dépenses non raisonnables en fonction des circonstances
  • Des notes de frais non valables

Tous ces points sont évitables avec une gestion administrative rigoureuse. Mais une gestion rigoureuse demande beaucoup de temps. PeopleSpheres vous aide donc dans cette gestion des notes de frais : mettez en place des plafonds afin d’éviter les erreurs. Ne perdez plus aucun justificatif, ceux-ci étant stockés automatiquement, et accédez à des statistiques et tableaux de bord afin de garder le contrôle sur les budgets.

La gestion digitale des notes de frais indispensable à l’entreprise

La gestion des notes de frais est une tâche importante puisque cela peut représenter un certain budget pour les entreprises. Il est donc important de choisir un outil qui va vous aider à gérer vos notes de frais efficacement et simplement. Notre outil, PeopleSpheres, offre l’opportunité à vos collaborateurs de gagner en autonomie et d’être plus responsables dans la gestion de leurs notes de frais.

Vous souhaitez mettre en place le module Notes de frais ?

Nos experts sont disponibles pour vous guider dans votre démarche.

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