Logiciel de Notes de frais

Améliorez votre gestion des dépenses en liant directement votre comptabilité à votre banque.

Notes de frais

Traitez les notes de frais efficacement

Dès qu’un de vos collaborateurs effectue une demande de remboursement, vous recevez une notification automatique par mail. Vous pouvez traiter tous les types de notes de frais : déjeuner, hôtels ou encore billet de train… Et mettre en place une politique de voyage afin de pouvoir gérer les dépenses de vos collaborateurs : attribuez-leur des plafonds à ne pas dépasser en fonction du type de dépense souhaité. Analysez vos dépenses grâce à des dashboards détaillés et exportez vos données facilement vers le module de comptabilité.

Et pour vos collaborateurs ?

Fini l’impression de papier ! Vos collaborateurs n’ont plus qu’à scanner les reçus ou les prendre en photo avec votre smartphone. Il suffit ensuite d’enregistrer les demandes de remboursement et notes de frais par type (transport, repas …). Ils peuvent y ajouter un commentaire ou une pièce jointe directement via l’application mobile. La demande de note de frais est envoyée automatiquement au manager par mail, puis le collaborateur reçoit une notification de validation ou de refus. Besoin de savoir où en est la demande de remboursement ? À tout moment, le collaborateur peut consulter son historique des dépenses.

Et pour vos managers ?

Vos managers peuvent, directement depuis l’application mobile, accepter ou non les demandes de remboursement des collaborateurs et les notifier de leur choix. Ils peuvent également analyser l’historique des demandes de notes de frais par employé, par axe d’analyse (projet, client…) ou encore par période grâce à des dashboard détaillés afin de mieux gérer leur budget. Enfin, ils peuvent attribuer la validation des demandes de remboursement à quelqu’un d’autre en cas d’absence.

Et pour les RH ?

Le traitement de vos notes de frais sera plus rapide puisque ce sont vos collaborateurs eux-mêmes qui gèrent les dépenses via l’application mobile. Vous n’avez qu’à définir les modalités de remboursement par nature ; frais plafonnés, frais réels… Et les rembourser d’un seul clic grâce à notre module qui permet de connecter les cartes bancaires d’entreprise afin de traiter rapidement et efficacement la gestion des notes de frais. Regroupez les dépenses de vos collaborateurs par mission et par mois afin de faciliter la gestion des notes de frais par projet.

Optimiser votre gestion RH

Gagnez du temps en optimisant votre gestion des notes de frais. Évitez les erreurs et les abus grâce à des dashboards et des synthèses récapitulatives détaillées pour un meilleur suivi des dépenses.

Les avantages

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Pour les collaborateurs

  • Demande de remboursement des notes de frais sur ordinateur ou mobile
  • Suivi de l'historique et des workflows de validation des notes de frais
  • Calcul des frais à rembourser automatique
  • Alerte en cas de refus ou validation des demandes de notes de frais
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Pour l'administrateur

  • Définition des conditions de remboursement par type
  • Mise en place d'alertes de dépassement de plafond
  • Calcul de la TVA récupérable automatique
  • Possibilité d'octroyer des avances sur frais
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Pour le manager

  • Validation ou refus en un clic des demandes de remboursement
  • Suivi de l'historique des demandes, tableaux de bord et synthèses
  • Compte rendu des notes de frais par période, catégorie ou axes analytiques
  • Possibilité de déléguer la validation des notes de frais en cas d'absence
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Laurence KIRSH DRH - 401 employés

« PeopleSpheres fait gagner un temps considérable à nos équipes RH, facilite les échanges avec les managers grâce aux workflows et assure une plus grande fiabilité des données. »

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