Logiciel de Notes de frais

Améliorez votre gestion des dépenses en liant directement votre comptabilité à votre banque.

Notes de frais

Traitez les notes de frais efficacement

Dès qu’un de vos collaborateurs effectue une demande de remboursement, vous recevez une notification automatique par mail. Vous pouvez traiter tous les types de notes de frais : déjeuner, hôtels ou encore billet de train… Et mettre en place une politique de voyage afin de pouvoir gérer les dépenses de vos collaborateurs : attribuez-leur des plafonds à ne pas dépasser en fonction du type de dépense souhaité. Analysez vos dépenses grâce à des dashboards détaillés et exportez vos données facilement vers le module de comptabilité.

Et pour vos collaborateurs ?

Fini l’impression de papier ! Vos collaborateurs n’ont plus qu’à scanner les reçus ou les prendre en photo avec votre smartphone. Il suffit ensuite d’enregistrer les demandes de remboursement et notes de frais par type (transport, repas …). Ils peuvent y ajouter un commentaire ou une pièce jointe directement via l’application mobile. La demande de note de frais est envoyée automatiquement au manager par mail, puis le collaborateur reçoit une notification de validation ou de refus. Besoin de savoir où en est la demande de remboursement ? À tout moment, le collaborateur peut consulter son historique des dépenses.

Et pour vos managers ?

Vos managers peuvent, directement depuis l’application mobile, accepter ou non les demandes de remboursement des collaborateurs et les notifier de leur choix. Ils peuvent également analyser l’historique des demandes de notes de frais par employé, par axe d’analyse (projet, client…) ou encore par période grâce à des dashboard détaillés afin de mieux gérer leur budget. Enfin, ils peuvent attribuer la validation des demandes de remboursement à quelqu’un d’autre en cas d’absence.

Et pour les RH ?

Le traitement de vos notes de frais sera plus rapide puisque ce sont vos collaborateurs eux-mêmes qui gèrent les dépenses via l’application mobile. Vous n’avez qu’à définir les modalités de remboursement par nature ; frais plafonnés, frais réels… Et les rembourser d’un seul clic grâce à notre module qui permet de connecter les cartes bancaires d’entreprise afin de traiter rapidement et efficacement la gestion des notes de frais. Regroupez les dépenses de vos collaborateurs par mission et par mois afin de faciliter la gestion des notes de frais par projet.

Optimiser votre gestion RH

Gagnez du temps en optimisant votre gestion des notes de frais. Évitez les erreurs et les abus grâce à des dashboards et des synthèses récapitulatives détaillées pour un meilleur suivi des dépenses.

Les avantages

logiciel sirh peoplespheres collaborateurs

Pour les collaborateurs

  • Demande de remboursement des notes de frais sur ordinateur ou mobile
  • Suivi de l'historique et des workflows de validation des notes de frais
  • Calcul des frais à rembourser automatique
  • Alerte en cas de refus ou validation des demandes de notes de frais
logiciel sirh peoplespheres admin

Pour l'administrateur

  • Définition des conditions de remboursement par type
  • Mise en place d'alertes de dépassement de plafond
  • Calcul de la TVA récupérable automatique
  • Possibilité d'octroyer des avances sur frais
logiciel sirh peoplespheres manager

Pour le manager

  • Validation ou refus en un clic des demandes de remboursement
  • Suivi de l'historique des demandes, tableaux de bord et synthèses
  • Compte rendu des notes de frais par période, catégorie ou axes analytiques
  • Possibilité de déléguer la validation des notes de frais en cas d'absence
wonderbox temoignage logiciel sirh
Laurence KIRSH DRH - 401 employés

« PeopleSpheres fait gagner un temps considérable à nos équipes RH, facilite les échanges avec les managers grâce aux workflows et assure une plus grande fiabilité des données. »

Télécharger la fiche produit

L’organisation de la gestion des notes de frais en entreprise +

La note de frais est un document ou facture permettant à vos collaborateurs de se faire rembourser leurs frais professionnels. Ces frais professionnels peuvent être de différentes natures : transport, diner, hébergement… Le collaborateur souhaitant se faire rembourser doit cependant prouver que ces frais sont bien professionnels, que le montant respecte les plafonds définis par l’entreprise, et obtenir la justification d’un tel montant.
Il existe beaucoup d’autres réglementations concernant les notes de frais : par exemple, une nuit à l’hôtel ne peut pas être remboursée si celle-ci a eu lieu à moins de 50 kilomètres du domicile du collaborateurs. Beaucoup d’autres règles existent et il peut être compliqué de les connaitre et les appliquer. PeopleSpheres vous permet d’être toujours en accord avec les différentes réglementations existantes.

Gagnez du temps dans la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais peut prendre beaucoup de temps : ressaisir les données, photocopier les différentes factures, les classer, prendre la décision de remboursement, choisir le remboursement … Selon une étude d’Opinion Way de 2017, la gestion d’une seule note de frais nécessite 27 minutes.
PeopleSpheres vous aide à économiser ce temps en automatisant la gestion des notes de frais. Avec PeopleSpheres, vos collaborateurs n’ont plus qu’à prendre en photos les différentes factures qu’ils souhaitent se faire rembourser. Il ne vous reste plus qu’à accepter ou refuser cette note de frais. Choisissez le mode de remboursement afin que vos collaborateurs soient remboursés dès que vous avez accepté leurs demandes.
Lors de la gestion des notes de frais, il est possible de rencontrer différents problèmes :
– Des notes de frais ou justificatifs perdus
– Des dépenses non raisonnables en fonction des circonstances
– Des notes de frais non valables
Tous ces points sont évitables avec une gestion administrative rigoureuse. Mais une gestion rigoureuse demande beaucoup de temps. PeopleSpheres vous aide donc dans cette gestion des notes de frais : mettez en place des plafonds afin d’éviter les erreurs. Ne perdez plus aucun justificatif, ceux-ci étant stockés automatiquement, et accédez à des statistiques et tableaux de bord afin de garder le contrôle sur les budgets.

La gestion digitale des notes de frais indispensable à l’entreprise

La gestion des notes de frais est une tâche importante puisque cela peut représenter un certain budget pour les entreprises. Il est donc important de choisir un outil qui va vous aider à gérer vos notes de frais efficacement et simplement. Notre outil, PeopleSpheres, offre l’opportunité à vos collaborateurs de gagner en autonomie et d’être plus responsables dans la gestion de leurs notes de frais.

PeopleSpheres logiciel SIRH

Vous souhaitez mettre en place le module Notes de frais ?

Nos experts sont disponibles pour vous guider dans votre démarche.

Back to top