Logiciel d'intégration des talents

Le logiciel d’intégration fait référence à un type spécifique de technologie des ressources humaines (RH) qui aide les entreprises dans le processus d’introduction des nouveaux employés à leur nouvel environnement de travail. Ce type de logiciel est conçu pour rationaliser, automatiser et organiser les différentes tâches liées à l’intégration, notamment l’achèvement des formalités administratives, la planification de la formation et la clarification du rôle.

En facilitant une transition fluide, le logiciel d’intégration aide les nouveaux employés à devenir des membres productifs de l’équipe plus rapidement et améliore l’engagement global des employés.

Collecte et documentation des données des employés

Le logiciel d’intégration simplifie le processus de collecte et de stockage des informations sur les nouveaux employés. Il numérise les formulaires, permettant aux employés de saisir directement leurs données dans le système. Cela élimine non seulement la paperasse, mais réduit également les erreurs, garantissant des dossiers d’employés plus précis. Le logiciel stocke également ces informations de manière sécurisée, les rendant facilement disponibles pour référence future ou audits. Du papier administratif électronique pour les nouveaux embauchés aux listes de contrôle d’intégration et aux indicateurs de rétention des employés, ce logiciel facilite une transition fluide et une socialisation sur le lieu de travail.

Livraison de contenu de formation et d’intégration

Avec le logiciel d’intégration, la formation devient un processus transparent. Le logiciel peut stocker une bibliothèque de ressources de formation, qui peuvent inclure des vidéos, des documents ou du contenu interactif. Ceux-ci peuvent être attribués systématiquement aux nouveaux employés en fonction de leurs rôles.

Le logiciel peut également suivre la progression de chaque employé, garantissant qu’ils terminent leurs modules de formation en temps voulu.

Attribution et suivi des tâches

Les RH peuvent attribuer des tâches aux employés, telles que la complétion de formulaires ou la participation à une formation, directement via le logiciel. Le système suit automatiquement ces tâches, mettant à jour les RH sur leur statut.

Cette fonctionnalité garantit que rien n’est négligé pendant le processus d’intégration et que le nouvel employé progresse comme prévu.

Rapports et analyses

Le logiciel d’intégration devrait analyser les données pour fournir des informations sur l’efficacité de votre processus d’intégration. Ces informations peuvent aider à identifier les domaines d’amélioration, vous permettant de prendre des décisions basées sur les données pour améliorer l’expérience d’intégration. Par exemple, si les données montrent que certains modules de formation ne sont pas complétés à temps, vous pourriez enquêter et résoudre le problème.

Évaluer les besoins de votre organisation

La première étape pour choisir le meilleur logiciel d’intégration est d’identifier et de comprendre parfaitement les besoins uniques de votre organisation.

Quels sont les points douloureux spécifiques de votre processus d’intégration actuel ? Y a-t-il des fonctionnalités ou des fonctions particulières essentielles pour votre entreprise ?

Tenez compte de facteurs tels que la taille de votre entreprise, le volume des embauches, la complexité de votre processus d’intégration et les exigences de conformité spécifiques.

Il est également utile de recueillir les avis des parties prenantes clés impliquées dans le processus – les RH, les managers, et même les nouvelles recrues. En fin de compte, le meilleur logiciel d’intégration est celui qui correspond étroitement aux besoins et aux objectifs de votre organisation.

Intégration avec d’autres systèmes RH

Une fois que vous avez identifié vos besoins, envisagez comment le logiciel d’intégration s’intégrera avec vos systèmes RH existants. L’intégration transparente est cruciale pour un flux de données fluide et la continuité des processus. Elle élimine le besoin de saisie manuelle des données, réduit le risque d’erreurs et façonne un flux de travail RH cohérent et efficace.

Assurez-vous que le logiciel d’intégration que vous envisagez s’intègre bien avec votre ATS, votre système de paie, votre plateforme d’avantages sociaux et tout autre outil que vous utilisez.

Interface conviviale

Les responsables RH et les nouvelles recrues utiliseront tous deux la plateforme, il est donc essentiel qu’elle soit intuitive et facile à naviguer.

Recherchez un logiciel qui offre une présentation propre, organisée et simple. N’oubliez pas que l’objectif d’un logiciel d’intégration est de simplifier et d’améliorer le processus, pas de le rendre plus compliqué.

Applications d’intégration mobiles

À l’ère des smartphones, l’intégration dépasse les limites des bureaux. Les applications d’intégration mobiles gagnent en popularité pour leur capacité à rendre le processus d’intégration plus accessible et flexible.

Ces applications permettent aux nouveaux employés de remplir la documentation nécessaire, de consulter les documents de formation et de se familiariser avec leur nouveau rôle, le tout depuis le confort de leurs appareils mobiles. Cette flexibilité est particulièrement bénéfique pour les travailleurs à distance ou ceux qui souhaitent utiliser les temps morts pendant les trajets.

Personnalisation alimentée par l’IA

L’intelligence artificielle (IA) marque son empreinte dans le domaine des logiciels d’intégration. La personnalisation alimentée par l’IA offre une expérience d’intégration sur mesure basée sur les besoins et les préférences uniques de chaque nouveau recruté.

Les algorithmes d’apprentissage adaptatifs peuvent modifier le contenu et le rythme d’intégration en temps réel, en fonction de l’engagement et des performances du nouvel employé. Ce niveau de personnalisation peut améliorer l’expérience d’apprentissage, favorisant une connexion plus profonde avec l’organisation dès le début.

Intégration en réalité virtuelle (VR)

Les programmes d’intégration en réalité virtuelle (VR) peuvent immerger les nouveaux employés dans un environnement de travail simulé, leur permettant de naviguer dans leur nouvel espace de travail, d’interagir avec des collègues virtuels et de participer à des tâches professionnelles simulées.

Cette expérience immersive peut considérablement améliorer la compréhension et la rétention des informations, préparant ainsi plus efficacement les nouveaux employés à leur rôle. Bien qu’à ses débuts, l’intégration en VR offre de grandes promesses pour l’avenir de la technologie RH.

• Créez un parcours d’intégration :

Le logiciel d’Intégration vous permet de créer un parcours qui débutera dès la phase de recrutement pour vous accompagner, vous et votre collaborateur dans le plan d’intégration (meilleure gestion du temps lors de l’intégration). L’intégration d’un collaborateur est une des étapes-clés dans les process d’embauches de nouveaux collaborateurs.

• Mettez en place des rapports personnalisés

• Créez des tableaux de bord d’intégration

Des reportings vous permettront d’évaluer la réussite de l’intégration du salarié et les actions à corriger.

• Optimisez votre gestion RH :

Le logiciel d’intégration vous permet de ne rien oublier dans la phase d’intégration des collaborateurs, ainsi que d’obtenir un suivi de l’intégration. Réduisez ainsi les tâches répétitives et à faible de valeur ajoutée.

• Impliquez vos nouveaux collaborateurs :

Facilitez leur arrivée au sein des équipes avec les bonnes ressources et les bonnes personnes, ce qui impactera positivement leur motivation et performance.

• Disposez d’une page d’accueil personnalisée :

Grâce à ce logiciel, mettez en valeur l’arrivée de votre collaborateur en notifiant les équipes sur la page d’accueil. Lors de chaque recrutement de nouveaux employés, il est important de préparer l’intégration en amont.

• Créez une communauté dédiée aux nouveaux arrivants

• Intégrez des vidéos de présentation

Proposez une vidéo de présentation de l’entreprise, des collaborateurs, de l’équipe ou encore des locaux afin que les nouveaux arrivants puissent bénéficier du maximum d’informations possibles sur l’entreprise.

• Gérez la dotation d’équipement :

Prévoir le matériel dont aura besoin votre nouveau collaborateur à l’avance vous permettra de le rendre opérationnel rapidement mais également développera sa motivation et sa productivité.

• Proposez un espace d’informations essentielles

Rendre autonome le collaborateur rapidement en proposant un onglet rattaché à son profil afin de retrouver toutes les informations relatives à chaque employé de l’entreprise.

• Gérez des formulaires administratifs :

Le logiciel d’intégration vous permet de récupérer les informations essentielles sur votre collaborateur en quelques clics et cela vous permettra de mettre à disposition rapidement les documents nécessaires à votre futur collaborateur.

• Mettez en place d’un espace où le collaborateur retrouvera tous les documents pour faciliter son intégration

• Fidélisez vos talents, maximisez l’engagement et réduisez le turnover en créant et entretenant des liens avec les collaborateurs du process de recrutement jusqu’à l’arrivée physique dans l’entreprise et booster leur motivation et leur implication. Une mauvaise intégration peut impacter négativement la performance du nouvel entrant.

• Obtenez une meilleure gestion du temps à l’aide du logiciel qui vous permettra d’établir les actions à mener pour l’intégration des salariés.

• Rendez le collaborateur opérationnel rapidement en adoptant une préparation à l’avance : la mise à disposition du matériel de votre futur collaborateur dès son 1^er jour est essentielle pour lui permettre de se mettre au travail à son arrivée.

• Suivi simple et efficace du collaborateur à l’aide du logiciel : bénéficiez de tableaux de bords et rapports personnalisés pour analyser l’arrivée et sa réussite.

• Rassurez les nouveaux employés à l’aide d’un portail de pré-embauche pour les futurs collaborateurs qui les accompagnera dans le processus d’intégration.

• L’autonomie du nouvel employé sera développée dès son arrivée à l’aide de son espace personnalisé où il bénéficiera des informations essentielles à son arrivée. Le logiciel d’Intégration permet de faciliter la prise de fonction des nouveaux recrutés à leur poste de travail.

• Les collaborateurs bénéficieront d’une meilleure intégration notamment, en prévenant les équipes de son arrivée, la préparation de son espace de travail, un planning le jour même, etc.

• Boostez la motivation et l’engagement de vos collaborateurs en améliorant l’expérience de votre candidat.

• Le sentiment d’appartenance est développé ce qui va motiver votre collaborateur dès son arrivée et ses performances seront impactées positivement.

• A l’aide du logiciel obtenez plus de transparence entre collaborateurs, managers et RH et réduisez ainsi les tâches répétitives et à faible de valeur ajoutée.

• Apportez plus d’informations sur l’entreprise rapidement notamment à l’aide des fonctionnalités d’intégration de vidéos, d’espace personnalisé, etc.

• Récupérez les informations rapidement et efficacement dès la phase de recrutement et à l’aide d’autres modules, connecté via le socle RH PeopleSpheres vous pourrez mettre en place un système de workflows qui vont vous organiser les tâches à effectuer.

L’onboarding est une étape qui permet de déterminer le parcours de vos collaborateurs, leur motivation et leur durée de vie au sein de l’entreprise. Cela profite donc tant au collaborateur qu’à votre entreprise qui aura une bonne réputation auprès des autres candidats, impactant ainsi positivement votre marque employeur.

Selon un récent sondage de Easyrecrue, 20 % des collaborateurs envisagent de quitter l’entreprise après un seul jour de travail. Cela est souvent dû à une négligence de la part de l’entreprise qui n’accueille pas correctement l’employé et ne lui donne pas tous les outils pour être performant et motivé.

Une intégration ne dure pas qu’un seul jour, il faut accompagner chaque collaborateur tout au long de son parcours professionnel dans l’entreprise. Il peut donc être opportun d’effectuer des entretiens afin de s’assurer du bien-être de l’employé et des points positifs et négatifs de son intégration : l’employé se sent-il assez soutenu ? Lui a-t-on expliqué correctement les missions à faire ? Une idée peut être d’attribuer un tuteur d’intégration à chaque nouvelle arrivée, une sorte de « mentor » qui jouera le rôle de contact privilégié, distinct du manager.

L’accueil passe évidemment par un programme qui commence dès le recrutement, et non pas dès l’arrivée de nouveau collaborateur dans l’entreprise. Par exemple, il est important de garder contact avec le futur employé entre l’entretien et son premier jour de travail pour maintenir sa motivation et éviter qu’il ne se présente pas le jour J. Des actions particulières sont nécessaires dans l’intégration des nouveaux venus : la découverte des locaux, des autres managers et collaborateurs, ou encore la préparation des éléments nécessaires à son travail (ordinateur, bureau, création de compte, messagerie, identifiants, etc.).

Le but de ce processus est de rendre les nouveaux collaborateurs performants et efficaces et cela peut se faire par le biais du digital. Il s’agit de connecter le futur employé et l’employeur avant l’arrivée officielle et donc de pré-intégrer l’employé. Le digital peut, dans cette phase d’intégration, permettre de renforcer la dimension relationnelle. Investir dans l’onboarding est essentiel pour une entreprise afin que les collaborateurs soient à l’aise, s’estiment compris et deviennent ainsi plus efficaces.

PeopleSpheres peut vous aider dans la mise en place d’un processus d’intégration qui va vous aider à intégrer vos nouveaux talents, à revaloriser votre marque employeur et à fidéliser vos talents. Nos solutions vont mettre en avant votre gestion de la relation et votre entreprise bénéficiera d’une valeur ajoutée. Différents modules du SIRH que nous proposons peuvent s’associer à l’aide de notre Socle RH; vous choisissez les modules que vous voulez connecter (temps & activités, générateur de documents RH, formation, rémunération…).