Qu’est-ce qu'un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique est un outil qui permet d’archiver et retrouver ses documents de façons numériques tout en assurant leur sécurité. Grâce au coffre-fort numérique, il vous est possible de dématérialiser tous vos documents et de rentrer dans une nouvelle ère digitale à la pointe de la technologie. Ne perdez plus de temps à imprimer vos documents, à les scanner ou à les chercher. Toutes les données présentes au sein de vos logiciels RH peuvent être centralisées !
Un coffre-fort numérique est une plateforme qui peut être accessible en ligne ou non. Elle permet de stocker, archiver et indexer différents fichiers numériques : photos, PDF, word… C’est un endroit virtuel sûr et sécurisé dans lequel il est possible de sauvegarder des données. Il existe des coffres-forts numériques personnels mais aussi des coffres-forts numériques professionnels permettant de stocker toutes les données sensibles d’une entreprise comme des documents administratifs, des contrats, des factures…
Comment améliorer votre système de sécurité en interne ?
La sécurité des données est un enjeu crucial pour les entreprises, il faut trouver la solution adéquate qui répondra aux attentes et qui sera bénéfique pour les collaborateurs. Le coffre-fort numérique vous apporte une solution qui s’adapte à tous, personnalisable et regroupant l’essentiel de vos documents accessibles en un clic, de partout !
Quel logiciel utilisé pour votre coffre-fort numérique ?
Avec PeopleSpheres vos données sont hébergées en France dans un cloud qui respecte les différentes règlementations en vigueur. Les informations, données et documents stockés dans ce coffre-fort numérique peuvent être protégés par différentes technologies telles que la signature électronique, l’horodatage, et les empreintes d’intégrité. Nous disposons également de la certification délivrée par AFNOR Certification concernant les coffres-forts numériques. Ce certificat constitue un gage de conformité en ce qui concerne la réglementation dans le processus de dématérialisation.
Au-delà de la sécurité de vos données, PeopleSpheres vous garantit aussi la réversibilité de vos données : ainsi, d’un simple clic vous pouvez récupérer vos données présentes dans le coffre-fort au format FNTC-TA.
Améliorez la gestion de vos documents avec PeopleSpheres
Notre coffre-fort électronique a avant tout une fonction de stockage et d’archivage électronique. Avec PeopleSpheres, vous pouvez stocker tous les documents professionnels de vos salariés. Notre module Coffre-fort numérique est un véritable espace de stockage en ligne. Tous vos documents importants sont dématérialisés et archivés sous format électronique. Ainsi, chaque collaborateur peut retrouver, au sein de son espace personnel, ses documents professionnels ainsi que ses documents personnels, tels que les bulletins de paie, son contrat de travail etc. Notre coffre-fort virtuel va vous permettre de mettre en place une gestion électronique de documents RH au même endroit. Notre coffre numérique a une capacité de 10Go pour le stockage de documents et l’archivage numérique.
Avec PeopleSpheres, vous avez la possibilité de centraliser l’ensemble de vos données et de vos documents. Ainsi, vous n’avez plus besoin de passer du temps, ni de dépenser de l’argent en imprimant tous vos documents sous format papier. Tous vos documents numériques sont centralisés au sein d’un espace d’archivage des documents, et ce, avec un accès rapide et simplifié. Limitez ainsi vos impressions de documents et valorisez votre image de marque. Vous n’aurez plus besoin de chercher vos documents pendant des heures ! Vous gagnerez ainsi du temps dans la gestion de vos documents RH, et vous pourrez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La dématérialisation des documents permet, au service RH, un tri plus simple. Par ailleurs, avec notre module coffre-fort numérique, vous pouvez transférer vos documents directement en ligne et instantanément. Vos échanges et votre communication interne se trouvent ainsi simplifiés.
La protection des données en entreprise reste un sujet sensible et important. Grâce à la plateforme PeopleSpheres, vous pouvez stockées vos données en toute sécurité. Avec la plateforme PeopleSpheres, la confidentialité et l’intégrité des données et de vos documents sont garanties avec des mécanismes de sécurité. En effet, l’accès aux documents électroniques est soumis à une authentification ; l’accès à votre espace d’archivage est limité avec un système de chiffrement et de mots de passe.
La conservation et la pérennité de vos fichiers numériques est ainsi garantie et sécurisée, ce qui permet ainsi d’assurer la traçabilité de vos documents et données. De plus, la durée de conservation des documents numériques est paramétrée suivant le cadre juridique en vigueur. Par ailleurs, notre solution coffre-fort électronique possède la certification AFNOR qui vous garantit un fonctionnement opérationnel.
Par ailleurs, PeopleSpheres met à votre disposition une application mobile, compatible ISO et Android, qui vous donne un accès illimité à vos documents professionnels (bulletin de paie, contrats etc.) à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit. Vous pouvez consulter et transférer des documents de manière instantanée directement à partir de l’application mobile.
Stockez et archivez vos documents et fichiers électroniques et conservez l’intégrité de vos données avec PeopleSpheres !