Qu’est-ce que la gestion des notes de frais ?

Il arrive souvent que les employés d’une entreprise doivent faire des déplacements professionnels ou qu’ils achètent des produit ou service pour le compte de l’entreprise. La gestion de ces dépenses fait partie des tâches administratives des ressources humaines puisque ces dépenses sont généralement remboursées par l’entreprise lorsque le salarié présente un justificatif.

La facture permettant au salarié de se faire remboursée par son entreprise s’appelle Notes de frais . Vos collaborateurs doivent ainsi, à chaque achat fait pour l’entreprise, avancer les frais professionnels et ensuite faire une demande de remboursement au service RH.

La gestion des notes de frais concerne toutes les entreprises et reste souvent complexe : de nombreuses réglementations régissent cette gestion des frais et les remboursements ne pouvant pas s’effectuer sans une facture, ces justificatifs sont très importants. Cette gestion des notes de frais est d’autant plus contraignante que les tâches la concernant sont répétitives et vous empêche de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Le SIRH de PeopleSpheres vous permet de gérer vos notes de frais efficacement

Grâce à PeopleSpheres, vous avez la possibilité de dématérialiser le système de gestion des notes de frais. Il est vrai que la gestion des notes de frais peut être contraignante, pour les collaborateurs comme pour les RH.

Grace à PeopleSpheres et au module de gestion des notes de frais, le salarié peut enregistrer ses dépenses professionnelles en 1 minute grâce à l’application mobile. Il peut également transférer ces justificatifs et facture au RH directement via l’application. Ainsi plus besoin de transférer et photocopier pleins de papier. Tout est numérisé et dématérialisé ! Le collaborateur a ensuite la possibilité de suivre le remboursement de ses notes de frais.

Pour le RH aussi, les procédures sont facilitées : Il est averti d’une notification dès que le collaborateur effectue une demande de remboursement et peut valider ces remboursements simplement, en un clic. Grâce à notre module de gestion des notes de frais faîtes gagner du temps à vos collaborateurs et facilité le travail des RH afin que tout e monde consacre plus de temps à des tâches à pus haute valeur ajoutée.