Qu’est-ce que la gestion des notes de frais ?

Il arrive souvent que les employés d’une entreprise doivent faire des déplacements professionnels ou qu’ils achètent des produit ou service pour le compte de l’entreprise. La gestion de ces dépenses fait partie des tâches administratives des ressources humaines puisque ces dépenses sont généralement remboursées par l’entreprise lorsque le salarié présente un justificatif. La facture permettant au salarié de se faire rembourser par son entreprise s’appelle Notes de frais. Vos collaborateurs doivent ainsi, à chaque achat fait pour l’entreprise, avancer les frais professionnels et ensuite faire une demande de remboursement au service RH. La gestion des notes de frais concerne toutes les entreprises et reste souvent complexe : de nombreuses réglementations régissent cette gestion des frais et les remboursements ne pouvant pas s’effectuer sans une facture, ces justificatifs sont très importants. Cette gestion des notes de frais est d’autant plus contraignante que les tâches la concernant sont répétitives et vous empêche de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Comment améliorer sa gestion des notes de frais ?

La gestion des notes de frais peut s’avérer complexe pour la plupart des entreprises : en effet, les demandes de remboursement demandent une attention particulière. Chaque demande et justificatif fournit par un collaborateur doit être vérifiée afin d’éviter de rembourser un collaborateur pour une dépense qui n’est pas relative à l’entreprise. Afin d’améliorer la gestion des notes de frais, il peut être opportun d’utiliser un SIRH qui comprends un module de gestion des notes de frais. Ce SIRH va pouvoir vous permettre de gérer automatiquement vos remboursements et d’être plus rapide dans cette tâche administrative souvent répétitive.

Un SIRH peut également vous permettre d’éviter les erreurs et de respecter la législation.

Comment gérer le remboursement des frais professionnels ?

PeopleSpheres vous propose une solution pour améliorer votre gestion des notes de frais. Notre logiciel RH vous permettra d’impliquer vos collaborateurs. Ils pourront alors faire une demande de remboursement via l’application mobile et transmettre les justificatifs et factures directement au RH.

Évidemment, les validations de remboursements ne doivent pas être pris à la légère. Notre module de gestion des notes de frais vous permet de mettre des plafonds et de contrôler les dépenses pour chaque collaborateur ou projet. Vous pouvez également accéder à l’historique des dépenses professionnelles et exporter cet historique vers votre logiciel de comptabilité ou de paie.

Avec PeopleSpheres vous avez également accès à de nombreux rapports personnalisés sur vos dépenses, la nature de ces dépenses, pour quel projet vos collaborateurs ont-ils dépensé le plus … Vous pouvez, grâce à ses analyses prendre des mesures afin de faire baisser ces dépenses professionnelles.

Comment gérer les notes de frais ?

Gérer les remboursements des collaborateurs peut vite devenir une tâche répétitive et fastidieuse. Il faut rester toujours attentifs afin d’éviter tout abus ou erreur. Une bonne solution pour gérer efficacement les notes de frais peut être d’utiliser un logiciel de gestion des notes de frais. Automatisez toutes les procédures pour accélérer le traitement des notes de frais et les remboursements. Avec un logiciel de notes de frais, il est possible de digitaliser et numériser les factures et justificatif afin d’éviter les impressions. Les collaborateurs peuvent prendre en photos leur facture et les fournir au RH en un clic.

Gérer les notes de frais signifie également gérer vos dépenses. Mettez en place des plafonds par projet ou par collaborateurs afin d’éviter trop de dépenses sans frustrer vos collaborateurs.

Quel outil pour gérer les notes de frais ?

Un outil de gestion des notes de frais peut vous aider à gagner du temps et à traiter les notes de frais plus efficacement. Vous pourrez tout automatisez et tout digitaliser afin d’éviter les impressions de papier et les allers-retours entre les bureaux. La gestion des notes de frais est une tâche nécessitant de la concentration, c’est une tâche répétitive qui peut parfois amener à faire des erreurs. Il est donc important de se munir d’un bon outil de gestion des notes de frais.

Si vos collaborateurs se rendent à un repas d’affaire ou effectue un trajet en train pour se rendre à une réunion, ils avanceront les frais qui devront être remboursé car ils sont comptabilisés comme frais professionnel. Il faut donc réagir rapidement afin de rembourser le collaborateur dans les meilleurs délais. Un logiciel de gestion des notes de frais peut être utile pour être plus rapide et mieux organiser dans la gestion des tâches relatives aux ressources humaines.

Quel logiciel de gestion des notes de frais ?

Les notes de frais sont des factures de frais professionnels devant donc être remboursés par l’entreprise. Dans un contexte de développement et de croissance il peut être compliqué d’être rapide et efficace tout en respectant la législation.  Un logiciel de gestion des notes de frais apparait donc comme indispensable pour éviter les erreurs et les abus. Il va vous permettre de gérer les demandes de remboursement, les justificatifs de frais, les validation et remboursements automatiques mais il va aussi vous permettre de gagner du temps sur cette tâche souvent répétitive.

Nombreuses encore sont les entreprises qui utilisent des tableurs Excel afin de recenser les différentes demandes et remboursement.  Un logiciel vous permettrez de pouvoir visualiser plus simplement et facilement tous les frais professionnels de l’entreprise par type : déjeuner, transport … et par projet, équipe et collaborateur. Cela vous permettra également de garder un œil sur votre budget et d’établir des plafonds.

Entourez-vous de bon logiciels, performants, efficaces et rapides afin de ne plus perdre de temps avec la logistique et ainsi vous concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Quelles solutions pour optimiser la gestion des notes de frais ?

Avec PeopleSpheresgérez efficacement vos notes de frais et gagnez du temps pour effectuer des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Grâce à notre application mobile, les salariés peuvent directement :

  • Enregistrer leurs dépenses professionnelles
  • Faire des demandes de remboursements.

Une notification est ensuite envoyée pour chaque demande de remboursement faite par un employé.

Parce qu’il peut parfois être compliqué de différencier les dépenses professionnelles et personnelles et pour éviter tout abus, PeopleSpheres vous aide à prendre les bonnes décisions. Mettez en place des plafonds afin de gérer également les budgets et les ressources.

Enfin, analysez vos dépenses par projet et collaborateur et accédez à des tableaux de bord vous permettant de visualiser vos remboursements et vos demandes de notes de frais.

Le SIRH de PeopleSpheres vous permet de gérer vos notes de frais efficacement

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Grâce à PeopleSpheres, vous avez la possibilité de dématérialiser le système de gestion des notes de frais. Il est vrai que la gestion des notes de frais peut être contraignante, pour les collaborateurs comme pour les RH. PeopleSpheres vous propose d’automatiser votre gestion des notes de frais facilement. Vous n’avez plus besoin de papiers, vos collaborateurs ont simplement à prendre leurs factures en photo avec leur téléphone ou à les scanner. Ils peuvent ensuite les envoyer via l’application mobile et les enregistrer par type : Transport, repas … Ils peuvent également suivre l’avancée de leurs remboursements en temps réel et reçoivent une notification lorsque le remboursement de la note de frais est validé ou refusé.

Grace à PeopleSpheres et au module de gestion des notes de frais, le salarié peut enregistrer ses dépenses professionnelles en 1 minute grâce à l’application mobile. Il peut également transférer ces justificatifs et facture au RH directement via l’application. Ainsi plus besoin de transférer et photocopier pleins de papier. Tout est numérisé et dématérialisé ! Le collaborateur a ensuite la possibilité de suivre le remboursement de ses notes de frais.

Pour le RH aussi, les procédures sont facilitées : Il est averti d’une notification dès que le collaborateur effectue une demande de remboursement et peut valider ces remboursements simplement, en un clic. Grâce à notre module de gestion des notes de frais faîtes gagner du temps à vos collaborateurs et facilité le travail des RH afin que tout e monde consacre plus de temps à des tâches à pus haute valeur ajoutée.

Accélérez ainsi le traitement de vos notes de frais et gérer le budget facilement : définissez les modalités de remboursement : frais rées, frais plafonnés …  Et analysez tous les frais professionnels pour chaque collaborateur, projet ou équipe. Il est aussi possible de programmer le versement sur le compte de vos collaborateurs à une date précise.

Concentrez-vous ainsi sur des tâches plus stratégiques comme la gestion des talents et gagnez du temps tout en respectant la législation.